Die Instandhaltungsrücklage ist eine nicht zu unterschätzende Kennziffer beim Kauf einer Eigentumswohnung. Wir erklären Ihnen in diesem Ratgeber, wofür die Instandhaltungsrücklage verwendet werden darf und wofür nicht. Außerdem gehen wir auf die notwendige Höhe der Rücklagen für Eigentumswohnungen ein, erklären, wie die Instandhaltungsrücklage berechnet wird und inwiefern sie steuerlich relevant sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Instandhaltungsrücklage ist die zweckgebundene Rückstellung finanzieller Mittel für Reparaturen in Gebäuden mit Eigentumswohnungen.
- Synonym ist von Erhaltungsrücklage die Rede, wenn die Rücklagen für eine Eigentumswohnung gemeint sind.
- Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) setzt die Instandhaltungsrücklage durch die Wohnungseigentümer(gemeinschaft) voraus.
- Die Instandhaltungsrücklage darf nur für den Erhalt des gemeinschaftlichen Eigentums verwendet werden: Instandsetzung, Instandhaltung, Reparaturen, Modernisierung. Klassische Fälle sind eine neue Heizungsanlage, Dach decken oder Fassade streichen.
- Kleinere Reparaturen werden selten, Renovierungsarbeiten in einzelnen Wohnungen nicht aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt.
- Die Instandhaltungsrücklage ist nicht umlagefähig. Als Eigentümer einer vermieteten Wohnung können Sie diese Rückstellungen nicht auf den Mieter abwälzen.
- Selbstnutzer können die Instandhaltungsrücklage nicht von der Steuer absetzen. Vermieter können sie als Werbungskosten geltend machen, sobald sie tatsächlich verwendet wurde.
Was ist eine Instandhaltungsrücklage?
Die Instandhaltungsrücklage ist ein Geldtopf, den die Wohnungseigentümergemeinschaft in einem Mehrfamilienhaus anspart, um Reparaturen an der Immobilie zu bezahlen, die deren Erhaltung dienen. Diese Rückstellung ist zweckgebunden. Die Instandhaltungsrücklage wird von jedem Wohnungseigentümer monatlich als Teil des Hausgelds an die Hausverwaltung überwiesen.
Die Instandhaltungsrückstellung taucht im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) auf und wird dort näher definiert und geregelt. Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung sind gleichbedeutende Begriffe. Weitere bekannte Synonyme sind Erhaltungsrücklage oder Erneuerungsfonds. Es handelt sich dabei praktisch um einen Reparaturfonds für Gemeinschaftseigentum.
Höhe der Instandhaltungsrücklage
Das WEG ist im Hinblick auf die Höhe der Instandhaltungsrückstellung sehr schwammig. Was eine „angemessene“ Erhaltungsrücklage ist, liegt im Ermessensspielraum der Eigentümergemeinschaft. Diese legt die Höhe der Instandhaltungsrücklage per Mehrheitsbeschluss fest. Üblicherweise kommt ein Vorschlag zur Höhe der Instandhaltungsrücklage von der Hausverwaltung und basiert auf Erfahrungswerten oder einer wohlüberlegten Kalkulation, die im Jahreswirtschaftsplan festgehalten wird.
Hat die Wohnungseigentümergemeinschaft über Jahrzehnte hinweg ein dickes Polster angespart, kann sie beschließen, die Instandhaltungsrücklage zu senken.
Bedenken Sie, dass Modernisierungen, ein neuer Heizkessel, eine energetische Sanierung oder teure Instandhaltungsmaßnahmen wie eine grundlegende Dachsanierung enorme Summen verschlingen. Beispiele:
- Ein neuer Heizkessel für ein Mehrfamilienhaus kostet ab 6.000 Euro bis > 30.000 Euro.
- Die Kosten für eine Dachreparatur hängen primär von Fläche, Konstruktion (z. B. Flachdach) und Material ab. Mit einer zweistelligen Summe müssen Sie bei einem Mehrfamilienhaus immer rechnen, bei größeren Wohngebäuden durchaus mit 50.000 Euro.
- Ein Fahrstuhl kostet je nach Anzahl der Etagen. Hält der Lift nur in drei Stockwerken, fallen für den Aufzug und die Montage schon mindestens 15.000 Euro an, eher doppelt so viel. Viele Lift-Hersteller sind inzwischen auf ein Mietmodell umgestiegen.
- Die Fassadendämmung kostet pro Quadratmeter je nach Art unterschiedlich. Bei einer Kern- oder Einblasdämmung sind es im günstigsten Fall 50 €/m², bei einem Wärmedämmverbundsystem zwischen 90 und 150 €/m² und bei der Königin der Außendämmung, einer hinterlüfteten Vorhangfassade, kalkulieren Sie rund 200 bis 300 €/m² ein.
In der Zweiten Berechnungsverordnung des Wohnungsbaugesetzes (WoBauG) wird der Gesetzgeber für den sozialen Wohnungsbau (das sind gemäß § 1: öffentlich geförderter, steuerbegünstigter, freifinanzierter oder gemeinnütziger Wohnraum) konkret: Die Höhe der Instandhaltungsrücklage richtet sich ausschließlich nach dem Alter der Immobilie. Sie beträgt laut § 28 pro Quadratmeter pro Jahr maximal:
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Alter des Gebäudes |
Max. Erhaltungsrücklage pro m² und Jahr |
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0 – 21 Jahre |
7,10 Euro |
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22 – 31 Jahre |
9 Euro |
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32 Jahre und mehr |
11,50 Euro |
Befindet sich ein Aufzug im Gebäude, erhöht sich der Maximalwert der Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter pro Jahr um einen Euro.
Ein Mindestwert für die Instandhaltungsrücklage ist nicht festgelegt. Man kann die Zahlen für den geförderten Wohnungsbau allerdings als Richtlinie für die Höhe der Instandhaltungsrücklagen bei anderen Mehrfamilienhäusern betrachten.
Ein Beispiel aus der Rechtspraxis: Eine Wohnungseigentümergemeinschaft bildete pro Jahr und Quadratmeter 2,50 Euro Instandhaltungsrücklage für ein Gebäude aus den 1990er-Jahren. Zu niedrig, befand einer der Eigentümer. Eine Erhöhung scheiterte in der Eigentümerversammlung, die Mehrheit stimmte dagegen. Das Gericht gab der Anfechtungsklage des vorausschauenden Miteigentümers statt und hob die Instandhaltungsrücklage auf 7,10 €/m² pro Jahr an.
Die Höhe der aktuellen Instandhaltungsrücklage beziehungsweise der Inhalt des Rückstellungstopfes geht aus dem Protokoll der Jahreseigentümerversammlung hervor. Gibt weder das aktuelle Protokoll noch die jährliche Betriebskostenabrechnung Aufschluss darüber, können Eigentümer sich bei der Hausverwaltung nach dem Kontostand der Erhaltungsrücklage erkunden.
Wer sich in eine Wohnungseigentümergemeinschaft einkauft, also einen Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum erwirbt, sollte die Instandhaltungsrücklage kritisch prüfen. Finden Sie vor dem Wohnungskauf anhand der drei jüngsten Protokolle heraus, welche Reparaturen und Instandsetzungen zuletzt durchgeführt worden und welche Erhaltungsmaßnahmen geplant sind. Neueigentümer sollten die Protokolle spätestens nach Aufforderung vom Verkäufer der Wohnung zugeschickt bekommen.
Tipp: Sie möchten eine Wohnung kaufen, aber nicht in eine Kostenfalle laufen? Reduzieren Sie Ihr Risiko beim Wohnungskauf mit einer Immobilien-Kaufberatung.
Instandhaltungsrücklage berechnen
Die Berechnung einer vernünftigen Instandhaltungsrücklage berücksichtigt, abseits des sozialen Wohnungsbaus, folgende Faktoren:
- Alter des Gebäudes (Altbau oder Neubau)
- Ausstattung
- Reparaturanfälligkeit
- Zustand
Faustregel: Instandhaltungsrücklage für Haus
Eine Faustregel besagt, dass für ein neues Haus pro Jahr eine Instandhaltungsrücklage von 0,8 – 1 Prozent des Kaufpreises gebildet werden sollte.
Ein Rechenbeispiel: Ein Neubau mit 600 Quadratmeter Wohnfläche verschlingt Baukosten in Höhe von 900.000 Euro. Der Faustregel zufolge sollten pro Jahr 9.000 Euro Erhaltungsrücklage angespart werden. Das sind 15 €/m² und somit aufgrund gestiegener Baukosten eine weit höhere Instandhaltungsrücklage als vom WEG-Gesetz vorgesehen.
Peterssche Formel
Die Höhe der Instandhaltungsrücklage für Wohngebäude wird üblicherweise anhand der Petersschen Formel berechnet. Diese setzt voraus, dass die Herstellungskosten (= Baukosten) bekannt sind.
Die Peterssche Formel ist das Ergebnis der statistischen Auswertung von Instandhaltungskosten realer Gebäude. Sie wurde empirisch ermittelt und ist ein verlässlicher Gradmesser für die laufenden Kosten, die Eigentümer üblicherweise in den Werterhalt Ihrer Wohnimmobilie stecken müssen.
Grundlage dieser Formel ist, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten (ohne Grundstücks- und Erschließungskosten) für die Instandhaltung aufgewendet werden müssen.
Die Peterssche Formel lautet:
Instandhaltungsrücklage pro m² = (Baukosten pro m² x 1,5) / 80
Dieser Ansatz bezieht sich allerdings auf das komplette Wohngebäude und nicht nur auf den Anteil, den das Gemeinschaftseigentum einnimmt. Die Peterssche Formel ermittelt also praktisch die benötigte Rücklage für das ganze Haus. Die statistische Auswertung hat ergeben, dass zwischen 65 und 70 Prozent der Instandhaltungskosten auf das Gemeinschaftseigentum entfällt.
Eigentümer von Wohnimmobilien sollten also mit der obigen Formel arbeiten, um die tatsächlich benötigten Geldmittel für die Instandhaltung Ihres Hauses oder Ihrer Wohnung zu überreißen. Für die Wohnungseigentümergemeinschaft spielt allerdings nur der Anteil der Instandhaltungsrückstellung eine Rolle, die auf das Gemeinschaftseigentum entfällt – also 70 Prozent.
Die Formel für die Instandhaltungsrücklage, die von der Hausverwaltung üblicherweise vorgeschlagen wird und von der Eigentümerversammlung akzeptiert werden sollte, lautet daher:
Instandhaltungsrücklage pro m² = (Baukosten pro m² x 1,5 x 0,7) / 80
Als Wohnungseigentümer sollten Sie darüber hinaus für Reparaturen in den eigenen vier Wänden noch persönliche Rücklagen für die Eigentumswohnung bilden, um zu gegebener Zeit das Parkett auszutauschen, die Wände zu streichen, die Einbauküche zu ersetzen und das Bad zu modernisieren.
Instandhaltungsrücklage berechnen
Instandhaltungsstau: Reparaturintervalle und Kosten
Ob Ihre Immobilie von einem Instandhaltungsstau betroffen ist, können Sie mit Hilfe unserer Infografik in Erfahrungen bringen. Zwar schlüsseln wir in dieser Grafik die Reparaturintervalle für ein Einfamilienhaus auf. Doch das meiste davon betrifft ein Mehrfamilienhaus genauso. Somit können Sie sich ziemlich gut ausmalen, ob die Erhaltungsrücklage der WEG ausreicht und ob Ihre privaten Rücklagen für die Eigentumswohnung für die nächste Modernisierungswelle gewappnet ist.
Was wird aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt?
Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden. Sie dient der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums in der Wohnanlage. Mit der Instandhaltungsrücklage werden Instandsetzungen vorgenommen, Instandhaltungen und Reparaturen bezahlt und gegebenenfalls Modernisierungen umgesetzt.
Klassische Verwendungszwecke sind:
- Dach neu decken, Dach sanieren, Dach renovieren
- Heizkessel austauschen
- Elektrik neu verkabeln, Haustechnik modernisieren
- Instandsetzungen nach einer Naturkatastrophe
- Fassade streichen
- Keller isolieren (vorausgesetzt, die Außenwände sind laut Aufteilungsplan und Teilungserklärung nicht einzelnen Kellerräumen, die als Sondereigentum zu einer Wohneinheit gehören, zugeordnet)
Kleinere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum können ebenfalls aus der Instandhaltungsrücklage finanziert werden – müssen sie aber nicht. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet im Einzelfall, ob eine notwendige Renovierung mittels einer Sonderumlage oder über die Instandhaltungsrückstellung finanziert wird.
Gut zu wissen: Eine Sonderumlage ist ein Betrag, der anfällt, wenn eine Reparatur von Gemeinschaftseigentum nicht über die Instandhaltungsrücklage bezahlt wird oder deren Höhe nicht ausreicht. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Mehrheit in der Versammlung, ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist. Diese wird einmalig bezahlt. Eine Sonderumlage kann insbesondere bei der unguten Kombination aus Instandhaltungsstau und geringen Beiträgen für die Rücklage beschlossen werden (müssen).
Im schlimmsten Fall muss dann jeder Miteigentümer relativ kurzfristig eine vierstellige Summe aufbringen. Wer noch den Wohnungskredit tilgt oder gerade seinen Job verloren hat, kommt da schnell in eine unangenehme Situation und muss darauf hoffen, dass die Eigentümergemeinschaft ihm eine Ratenzahlung einräumt. Denn um die Sonderumlage drücken kann man sich nicht.
Die Instandhaltungsrücklage darf gemäß WEG-Gesetz weder für die
- Reparaturkosten an Sondereigentum,
- Deckung der Betriebskosten,
- Begleichung von Verwaltungskosten,
- Beitragszahlungen für die Wohngebäudeversicherung
verwendet werden.
Wer verwaltet die Instandhaltungsrücklagen und wer bestimmt über ihre Verwendung?
Die Hausverwaltung verwaltet die Instandhaltungsrücklage. Zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung gehört es,
- die Höhe der Instandhaltungsrücklage vorzuschlagen (und ggf. eine Abstimmung über eine Anpassung durchzuführen),
- zu überwachen, dass alle Eigentümer ihren Anteil bezahlen,
- die Rückstellung auf einem separaten Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft zu führen.
Das eigene Konto hat den Hintergrund, dass die Instandhaltungsrücklage der Eigentümer nicht in die Insolvenzmasse einfließt, falls die Hausverwaltung Pleite geht.
Die Hausverwaltung schlägt zudem vor, wofür das Geld verwendet werden kann, beziehungsweise welche Reparaturen und Modernisierungen anstehen. Bestimmen kann der Verwalter allerdings nicht, ob die Instandhaltungsrücklage für die Umsetzung seiner Vorschläge eingesetzt wird. Über die Verwendung entscheidet die Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss.
Die Hausverwaltung hat zwar Zugriff auf das Konto, darf aber nur mit einem mehrheitlichen Beschluss der Eigentümerversammlung in deren Sinn darüber verfügen. Sie ist praktisch weisungsgebunden.
Praxistipp: Rein theoretisch können auch normale, laufende Kosten von diesem Konto bezahlt werden, sofern die Eigentümergemeinschaft vorher festgelegt hat, was außer Instandhaltungsmaßnahmen noch von dieser Rücklage bezahlt werden darf. Das ist jedoch weder der Sinn der Instandhaltungsrücklage, noch ist es ratsam.
Falls Sie der vorübergehenden Zweckentfremdung zustimmen, sorgen Sie dafür, dass die Eigentümerversammlung über die Modalitäten bestimmt:
- Mindestrücklage: Wie viel Instandhaltungsrücklage muss mindestens als solche auf dem Konto bleiben?
- Rückzahlungszeitpunkt: Bis wann wird der entnommene Betrag wieder auf das Konto der Instandhaltungsrücklage zurückgezahlt? „Kurzfristig“ ist kein ausreichend definierter Zeitpunkt.
Wird die Instandhaltungsrücklage mit Beschluss zweckentfremdet ohne dass eine verbleibende Mindestrücklage und das Datum für die Rückzahlung bestimmt wurden, widerspricht die Zweckentfremdung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung. Das bedeutet: Im Streitfall wird das Gericht den WEG-Beschluss annullieren, wie es das Landgericht Frankfurt/ Main im Urteil vom 16. Juli 2014 (Az. 2-13 S 91/13) bereits getan hat.
Können Instandhaltungsrücklagen auf Mieter umgelegt werden?
Nein, die Beiträge für die Instandhaltungsrücklage sind nicht umlagefähig. Der Eigentümer muss die Instandhaltungsrückstellung aus seiner Tasche bezahlen und darf sie nicht an den Mieter weiterreichen.
Gibt es eine Rückzahlung bei zu hohen Instandhaltungsrücklagen?
Nein, aber eine Senkung der Instandhaltungsrücklage ist bei einem Beschluss durch die Eigentümerversammlung möglich.
Praxistipp: Der überschüssige Teil der angesparten Instandhaltungsrücklage kann auf ein Festgeldkonto transferiert werden. Die Zinsen erhöhen die Instandhaltungsrücklage damit sogar noch – müssen allerdings versteuert werden. Da die Eigentümergemeinschaft / Hausverwaltung während der vereinbarten Laufzeit keinen Zugriff auf das Festgeldkonto hat, ist diese Anlage nur sinnvoll, wenn die Instandhaltungsrücklage so hoch ist, dass auch mehrere teure Reparaturen, Instandsetzungen und Modernisierungen bezahlt werden können.
Bekomme ich meine Instandhaltungsrücklagen beim Verkauf der Eigentumswohnung zurück?
Nein. Die Instandhaltungsrücklage verbleibt im „Topf“ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Erhaltungsrücklage gehört der WEG und nicht dem Einzelnen. Der bisherige Eigentümer erhält bei einem Wohnungsverkauf nichts davon zurück. Der neue Eigentümer bezahlt die monatliche Instandhaltungsrate ab seinem Eintritt in die Eigentümergemeinschaft.
Kann ich mit der Instandhaltungsrücklage meine Steuer senken?
Vermieter können die Instandhaltungsrücklage bedingt als Werbungskosten absetzen. Geltend machen können Vermieter nur die Höhe der eingesetzten Instandhaltungsrücklage, die im steuerlich relevanten Jahr tatsächlich für Instandsetzung und Co. ausgegeben wurde.
Da Selbstnutzer keinen Gewinn durch die Wohnung erwirtschaften, können Sie die Instandhaltungsrücklage nicht in der Steuererklärung geltend machen.
Gut zu wissen: Die Instandhaltungsrücklage mindert die Bemessungsgrundlage für die Grunderwerbsteuer nicht. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) im September 2020 im Urteil II R 49/17 festgehalten.
Welche Immobilie möchten Sie bewerten?
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Sie sind sich unsicher, ob die Instandhaltungsrücklage für die Wohnung, die Sie ins Auge gefasst haben, ausreicht? Um sich vor teuren Folgen einer zu niedrigen Instandhaltungsrückstellung zu schützen, sollten Sie sich vom bisherigen Eigentümer oder der Hausverwaltung schriftlich geben lassen, welche Instandsetzungen und Modernisierungen wann durchgeführt wurden und welche in absehbarer Zeit anstehen.
Bestehen noch Unklarheiten, zögern Sie nicht, uns für Gutachten mit Immobilienkaufberatung einzuschalten. Wir sind für mit unserer Expertise für Sie da, wenn Sie eine Wohnung oder das ganze Haus kaufen wollen. Nach einer Begehung vor Ort und der Durchsicht der relevanten Dokumente geben unsere öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen eine seriöse Einschätzung, welche Investitionskosten beim Kauf der Traumwohnung in der nächsten Zeit auf Sie zukommen. Damit ein Instandhaltungsstau bei zu niedriger Erhaltungsrücklage Ihr Bankkonto nach der kostspieligen Immobilien-Investition nicht direkt noch einmal schröpft.
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